SortWerk oder Gmail-Bordmittel: Filter, Kategorien und Gemini im Vergleich
Gmail bringt eigene Werkzeuge zum Ordnen mit: Filter, Kategorien, Wichtig-Markierungen und seit 2025 auch Gemini. Für viele Postfächer reicht das. Hier steht ehrlich, was die Bordmittel können, wo sie aufhören und wann sich SortWerk dazu lohnt.
Die Bordmittel im Überblick
| Filter | Kategorien | Gemini in Gmail | SortWerk | |
|---|---|---|---|---|
| Kosten | gratis | gratis | in Workspace-Plänen und Google-AI-Abos | gratis bis 50 Mails im Monat, danach 6 bis 29 im Monat |
| Sortiert in | Ihre Labels | 5 feste Reiter | Ihre bestehenden Labels | Ihre Labels |
| Neue Mails | automatisch | automatisch | nein, nur auf Anfrage | automatisch, innert einer Minute |
| Woran es erkennt | Absender, Betreff, Wörter | entscheidet Google | Ihre Anfrage im Chat | Absender, Betreff, Textanfang, gemessen an Ihrer Beschreibung |
| Neue, unbekannte Absender | fallen durch | grob richtig | wenn Sie danach fragen | ja |
| Unsichere Fälle | keine Angabe | keine Angabe | Sie bestätigen jede Aktion | eigener Ordner «Unsicher» mit Sicherheit in Prozent |
| Bestehende Mails | mit Häkchen beim Erstellen | nein | bis 10 000 Konversationen je Anfrage | Vorschau, dann übernehmen; jeder Lauf rückgängig |
Angaben zu Gemini laut Hilfe von Gmail, Stand 19. Oktober 2026.
Filter: stark, solange Sie alles vorhersehen
Ein Filter ist eine Regel: Mails von @stromanbieter.ch mit «Rechnung» im Betreff bekommen das Label «Rechnungen». Das arbeitet kostenlos, ohne Verzögerung und ohne Fehler, solange die Regel passt. Wie Sie Filter Schritt für Schritt anlegen, steht im Artikel Gmail-Filter erstellen.
Die Grenze ist die Vorhersehbarkeit. Die erste Anfrage einer neuen Kundin passt auf keine Absender-Regel. Eine Rechnung mit dem Betreff «Ihre Bestellung» fällt durch die Wort-Regel. Wer das mit immer mehr Filtern auffängt, hat nach einem Jahr dreissig Regeln, die sich gegenseitig ins Gehege kommen.
Kategorien: grob, aber kostenlos
Die Reiter Allgemein, Werbung, Soziale Netzwerke, Benachrichtigungen und Foren sortiert Google selbst. Werbung landet zuverlässig ausserhalb des Hauptreiters. Für mehr reichen sie nicht: «Kunden», «Lieferanten» oder «Steuern» kennt Gmail nicht, und Sie können keine eigenen Reiter anlegen. Mehr dazu im Artikel Gmail-Kategorien.
Gemini in Gmail: Aufräumen auf Zuruf
Mit einem passenden Abo öffnen Sie in Gmail oben rechts Gemini fragen und schreiben etwa: «Setze das Label Rechnungen auf alle Mails von meinem Stromanbieter.» Gemini sucht die Mails, zeigt sie und handelt erst, wenn Sie bestätigen. Laut Google gilt dabei:
- Gemini setzt nur Labels, die es schon gibt. Neue Labels legt es nicht an.
- Jede Aktion braucht Ihre Bestätigung. Danach bleiben 60 Sekunden zum Rückgängigmachen.
- Passen mehr als 10 000 Konversationen, bearbeitet Gemini die Anfrage nicht.
- Nötig ist ein berechtigter Workspace-Plan oder ein Google-AI-Abo.
Das ist praktisch, um einmal aufzuräumen. Laufend einsortieren tut Gemini nicht: Die Mail, die morgen kommt, bleibt im Posteingang, bis Sie wieder fragen.
Seit Oktober 2026 rollt Google zudem die AI Inbox aus, eine Ansicht mit vorgeschlagenen Aufgaben und Themen zum Nachlesen. Sie steht vorerst nur in den USA und mit Gmail auf Englisch (USA) zur Verfügung, und sie ordnet keine Mails in Labels ein.
Wann die Bordmittel reichen
- Sie bekommen wenige Mails, und die meisten kommen von denselben Absendern. Dann decken ein paar Filter fast alles ab.
- Sie wollen vor allem Werbung aus dem Posteingang haben. Dafür genügen die Kategorien.
- Sie räumen ab und zu gross auf und haben ohnehin ein Abo mit Gemini.
Wann SortWerk dazu passt
- Sie wollen, dass jede neue Mail ohne Ihr Zutun im richtigen Label landet, auch von Absendern, die Sie noch nicht kennen.
- Ihre Ordner lassen sich besser beschreiben als in Regeln fassen: «Anfragen von neuen Kunden», «Belege für die Buchhaltung».
- Sie wollen sehen, wo das Werkzeug unsicher war, statt Fehler in allen Ordnern zu suchen.
- Sie wollen kein Abo für ein ganzes KI-Paket, nur für das Sortieren.
SortWerk ersetzt Ihre Filter nicht. Bestehende Filter laufen weiter. Hat ein Filter eine Mail schon in eines Ihrer SortWerk-Labels gelegt, lässt SortWerk sie aus, und Labels auf Ihrer Ausschlussliste fasst es nicht an. Wer beides kombiniert, regelt die klaren Fälle mit Filtern und überlässt den Rest SortWerk.
Ehrlich gesagt
Die Bordmittel kosten nichts und kommen direkt von Google. Für ein kleines, gleichförmiges Postfach sind sie oft die bessere Wahl. SortWerk ist jung: Version 0.6, die Prüfung durch Google läuft noch, bis dahin zeigt Google bei der Anmeldung einen Warnhinweis. Es lohnt sich dort, wo Filter an ihre Grenzen kommen: bei vielen wechselnden Absendern und Ordnern, die man eher beschreiben als festlegen kann.
