Datenschutzerklärung

Stand: 15. Oktober 2026 (Entwurf)

1. Verantwortlicher

Manuel Graf, GRAFWERK, Rheinstrasse 58, 8212 Neuhausen am Rheinfall, Schweiz, grafwerk.webseiten@gmail.com. Diese Erklärung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Was SortWerk tut

SortWerk ordnet E-Mails in Ihrem Gmail-Konto in von Ihnen festgelegte Labels ein. Dazu verbinden Sie SortWerk einmalig über die Google-Anmeldung mit Ihrem Konto. Alle Änderungen erfolgen direkt in Gmail; SortWerk führt keine Kopie Ihres Posteingangs.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Konto: Name, E-Mail-Adresse und die Google-Kennung Ihres Kontos aus der Google-Anmeldung.
• Zugangsdaten zu Gmail: die von Google ausgestellten Zugriffs- und Erneuerungstokens. Sie werden verschlüsselt gespeichert und erscheinen nie in Protokollen.
• Ihre Einstellungen: Zielordner mit Beschreibungen, Sicherheitsgrenze, Ausschlussliste, Betriebsmodus und, falls Sie ihn hinterlegen, Ihr eigener Jev-Schlüssel (verschlüsselt).
• Einordnungs-Protokoll: pro bearbeiteter Mail deren technische Kennung (Message-ID von Gmail), das gewählte Label, die Sicherheit der Einordnung und die gesetzten bzw. entfernten Labels. Das ist nötig, damit Sie Läufe prüfen und rückgängig machen können. Betreff, Absender und Inhalt Ihrer Mails speichern wir nicht.
• Nutzung: Anzahl eingeordneter Mails und verbrauchte Token pro Monat (Abrechnung und Kontingent).
• Server-Protokolle: technische Fehlermeldungen ohne Mailinhalte und ohne Zugangsdaten.

4. Zugriff auf Gmail und Weitergabe an Jev

SortWerk verwendet die Berechtigung gmail.modify, um Mails zu lesen, Labels zu lesen, anzulegen, zu ändern und auf Mails zu setzen. SortWerk löscht keine Mails und versendet keine Mails.

Für die Einordnung einer Mail liest SortWerk deren Absender, Betreff und den von Gmail bereitgestellten kurzen Textauszug (höchstens rund 200 Zeichen) und sendet diese zusammen mit Ihren Ordnernamen und Beschreibungen an das Modell Jev der TypeSafe AI (USA). Jev liefert nur die Zuordnung und eine Wahrscheinlichkeit zurück. Mit der Einstellung «Datensparsam» werden nur Absender und Betreff gesendet. Mails von Absendern oder mit Labels auf Ihrer Ausschlussliste werden nicht gelesen und nicht übermittelt.

Die Übermittlung in die USA erfolgt zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen. [Zu ergänzen nach Klärung mit TypeSafe: Auftragsverarbeitung, Speicherdauer bei TypeSafe, Garantien für die Übermittlung.]

5. Einhaltung der Google-Richtlinien

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die SortWerk über die Google-APIs erhält, an andere Anwendungen entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Gmail-Daten werden ausschliesslich für die von Ihnen gewünschte Einordnung verwendet, nicht für Werbung, nicht verkauft und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Menschen lesen Ihre Mails nicht, ausser Sie stimmen für einen konkreten Supportfall ausdrücklich zu oder es ist aus Sicherheits- oder Rechtsgründen erforderlich.

6. Hosting und Auftragsbearbeiter

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum in Deutschland (EU).
• Google LLC: Anmeldung und Gmail-Schnittstelle.
• TypeSafe AI: Einordnung mit dem Modell Jev (siehe Ziffer 4).
• [Zahlungsdienst für das Abo: wird ergänzt, sobald festgelegt.]

7. Speicherdauer und Löschung

Ihre Daten bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Zwischengespeicherte Einordnungen werden nach 90 Tagen gelöscht, Protokolle abgeschlossener Läufe nach 180 Tagen. Wenn Sie Ihr Konto in den Einstellungen löschen, widerruft SortWerk den Zugriff auf Gmail bei Google und löscht alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten sofort. Auf Wunsch entfernt SortWerk dabei auch die Labels, die es angelegt hat. Den Zugriff können Sie zudem jederzeit in Ihrem Google-Konto unter «Sicherheit → Drittanbieter-Apps» entziehen.

8. Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Zugriffstokens und Schlüssel werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Die Anmeldung am Dashboard erfolgt ausschliesslich über Google.

9. Cookies

SortWerk setzt nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung und während der Anmeldung ein kurzlebiges Sicherheits-Cookie. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Daten sowie, soweit die DSGVO gilt, auf Einschränkung der Bearbeitung und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder einer zuständigen Aufsichtsbehörde in der EU beschweren.