Gmail-Filter erstellen: Schritt für Schritt, mit Grenzen
Filter sind das stärkste Bordmittel von Gmail: eine Regel, die jede passende Mail sofort einsortiert. Sie kosten nichts und arbeiten zuverlässig. Wer ihre Grenzen kennt, setzt sie dort ein, wo sie glänzen.
Die Kriterien
Klicken Sie in der Suchleiste auf Suchoptionen anzeigen. Gmail bietet:
- Von und An: Adresse oder Domain, etwa
@stromanbieter.ch - Betreff: Wörter im Betreff
- Enthält die Wörter und Enthält nicht: im ganzen Text
- Grösse und Mit Anhang
In den Wortfeldern funktionieren die Suchoperatoren von Gmail: rechnung OR invoice, Wortgruppen in Anführungszeichen, -werbung zum Ausschliessen. Damit wird ein einzelner Filter erstaunlich genau.
Klicken Sie zuerst auf Suchen: Die Trefferliste zeigt, ob die Kriterien die richtigen Mails erwischen. Erst dann Filter erstellen.
Die Aktionen
- Posteingang überspringen (archivieren): Die Mail landet nicht im Posteingang, nur unter ihrem Label.
- Als gelesen markieren
- Markieren (Stern)
- Label anwenden
- Weiterleiten an eine bestätigte Adresse
- Löschen
- Nie als Spam einstufen: wichtig für Absender, die Gmail fälschlich in den Spam legt
- Immer als wichtig markieren oder Nie als wichtig markieren
- Kategorisieren als: legt die Mail in einen der Kategorie-Reiter
Filter verwalten, sichern, umziehen
Alle Filter stehen unter Einstellungen → Alle Einstellungen → Filter und blockierte Adressen. Dort bearbeiten oder löschen Sie sie. Mit Exportieren speichern Sie ausgewählte Filter als XML-Datei. Die Datei lässt sich in einem anderen Konto unter Filter importieren wieder einlesen. Praktisch beim Umzug auf eine neue Adresse oder für ein Team, das dieselben Regeln nutzen soll.
Wo Filter an Grenzen stossen
Filter sind Regeln, und Regeln brauchen Vorhersehbarkeit. Schwierig wird es hier:
- Neue Absender. Die erste Anfrage einer neuen Kundin passt auf keine Absender-Regel.
- Wechselnde Betreffs. «Ihre Bestellung», «Beleg zu Auftrag 4711», «Zahlungserinnerung»: Rechnungen heissen nicht immer Rechnung.
- Bedeutung statt Wörter. «Bitte um Offerte für einen Umbau» ist eine Kundenanfrage, auch ohne das Wort Anfrage.
- Viele Filter. Mit jedem Sonderfall kommt ein Filter dazu. Nach einem Jahr widersprechen sich Regeln, und keiner weiss, welche greift.
- Kein Zwischenfach. Ein Filter entscheidet ja oder nein. Für «vielleicht» gibt es keinen Platz.
Darum lohnt sich eine Arbeitsteilung: Filter für die Handvoll Absender, die immer gleich schreiben (Bank, Stromanbieter, Buchhaltungssoftware), und eine inhaltliche Einordnung für den Rest. Wie das zusammenspielt, steht im Artikel Gmail automatisch sortieren.
