Gmail-Labels anlegen, verschachteln und einfärben
In Gmail heissen Ordner Labels, und sie können mehr als Ordner: Eine Mail darf mehrere tragen. Wer das versteht, baut eine Ordnung, die mitwächst. Hier steht, wie Labels funktionieren und wie Sie sie sinnvoll aufbauen.
Labels statt Ordner
In einem klassischen Mailprogramm liegt eine Mail in genau einem Ordner. In Gmail liegt sie nirgends: Sie trägt Etiketten. «Posteingang» ist auch nur ein Label. Archivieren nimmt dieses Etikett weg, mehr nicht. Darum geht beim Archivieren nichts verloren, und darum kann eine Rechnung eines Kunden gleichzeitig unter «Rechnungen» und unter «Kunden/Meier AG» stehen.
Für die Ordnung heisst das: Überlegen Sie, wonach Sie später suchen. Nach der Art der Mail (Rechnung, Anfrage, Newsletter) oder nach dem Absender (Kunde, Lieferant)? Beides geht, aber eine Liste, die beides mischt, wird schnell unübersichtlich.
Alternativ verwalten Sie alle Labels unter Einstellungen → Alle Einstellungen → Labels. Dort legen Sie auch fest, ob ein Label in der linken Spalte erscheint und ob es in der Liste der Nachrichten angezeigt wird.
Farben und Reihenfolge
Fahren Sie in der linken Spalte über ein Label, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Labelfarbe. Farben helfen, wenn Sie sie sparsam einsetzen: eine Farbe für alles, was Geld betrifft, eine für Kunden, eine für Interna. Zwölf Farben für zwölf Labels erkennt niemand wieder.
Gmail sortiert Labels alphabetisch. Wer eine feste Reihenfolge will, setzt Zahlen davor: «1 Kunden», «2 Rechnungen». Das ist hässlich, aber verlässlich.
Eine Labelstruktur, die hält
Bewährt hat sich eine flache Liste mit wenigen Oberbegriffen:
- Rechnungen: Rechnungen, Quittungen, Mahnungen, Zahlungsbestätigungen
- Kunden: Anfragen, Offerten, Projekte, darunter bei Bedarf ein Unterlabel je grossem Kunden
- Lieferanten und Bestellungen: Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Tracking
- Newsletter: alles Abonnierte, was Sie lesen wollen, aber nicht sofort
- Termine: Einladungen, Erinnerungen, Buchungen
- Behörden und Versicherungen
Ein Label «Diverses» klingt praktisch, wird aber zum zweiten Posteingang. Lassen Sie es weg. Was nicht passt, bleibt im Posteingang, bis Sie es erledigt haben.
Labels automatisch vergeben
Von Hand vergebene Labels halten nur, solange man diszipliniert bleibt. Automatisch geht es auf zwei Wegen: mit Gmail-Filtern, die nach Absender oder Wörtern ein Label setzen, oder mit einem Werkzeug, das den Inhalt versteht und nach Ihrer Beschreibung einordnet. Der Vergleich steht im Artikel Gmail automatisch sortieren.
Aufräumen: weniger ist mehr
Einmal im Jahr lohnt sich ein Blick in die Labelliste. Labels, die seit Monaten keine Mail bekommen haben, dürfen weg: Beim Löschen eines Labels bleiben die Mails erhalten, sie verlieren nur das Etikett. Zwei Labels, die dasselbe meinen («Rechnung» und «Rechnungen»), legen Sie zusammen, indem Sie die Mails des einen markieren, das andere Label setzen und das erste löschen.
