Gmail-Kategorien: Werbung, Soziale Netzwerke und Co. richtig nutzen
Gmail sortiert schon von selbst, wenn man es lässt: in die Reiter Allgemein, Werbung, Soziale Netzwerke, Benachrichtigungen und Foren. Für viele private Postfächer reicht das. Im Geschäftsalltag zeigen sich die Grenzen schnell.
Die fünf Kategorien
- Allgemein: persönliche Mails und alles, was in keine andere Kategorie passt
- Werbung: Angebote, Rabatte, Newsletter von Firmen
- Soziale Netzwerke: Benachrichtigungen von Netzwerken und Plattformen
- Benachrichtigungen: Bestätigungen, Rechnungen, Kontoauszüge, Hinweise
- Foren: Mailinglisten und Diskussionsgruppen
Welche Mail wohin gehört, entscheidet Google anhand von Absender und Inhalt. Sie können nur ein- und ausschalten und einzelne Mails verschieben.
Falsch einsortiert? Verschieben
Ziehen Sie eine Mail in den richtigen Reiter, fragt Gmail, ob künftige Mails dieses Absenders ebenfalls dorthin sollen. Das wirkt pro Absender, nicht pro Art von Mail. Schickt ein Shop Newsletter und Rechnungen von derselben Adresse, landen beide im selben Reiter.
Kategorien in Filtern und Suchen
Die Kategorien lassen sich mit Labels kombinieren. Die Suchbefehle lauten:
category:primary(Allgemein),category:promotions(Werbung),category:social,category:updates,category:forumscategory:promotions older_than:30d: Werbung, die älter als einen Monat ist, etwa zum gesammelten Archivierencategory:updates has:attachment filename:pdf: Benachrichtigungen mit PDF, oft Rechnungen
Im Filter gibt es die Aktion Kategorisieren als, um Absender fest einem Reiter zuzuordnen.
Warum Kategorien im Geschäftsalltag nicht reichen
- Keine eigenen Reiter. Ein Handwerksbetrieb braucht «Offerten», «Lieferanten», «Rechnungen», keine «Foren».
- Benachrichtigungen ist ein Sammelbecken. Rechnung, Paketverfolgung, Passwort-Hinweis und Terminbestätigung liegen nebeneinander.
- Wichtiges in Werbung. Gelegentlich landet die Anfrage eines neuen Kunden in Werbung, weil sie aus einem Kontaktformular mit Firmenlayout kommt.
- Nur in Gmail im Browser und in der App. In anderen Mailprogrammen erscheinen die Reiter nicht.
Für mehr als eine grobe Trennung brauchen Sie Labels, gesetzt durch Filter oder durch eine inhaltliche Einordnung. Kategorien und Labels vertragen sich: Viele lassen Werbung im Reiter und sortieren den Rest in Labels.
