Rechnungen in Gmail automatisch ablegen: so findet die Buchhaltung alles
Am Monatsende fehlt immer eine Rechnung. Sie steckt irgendwo zwischen Newslettern und Kundenmails, oft mit einem Betreff, der nicht nach Rechnung klingt. Mit einem festen Label und ein paar Suchbefehlen findet die Buchhaltung alles in Minuten.
Ein Ort für alles, was Geld kostet
Ein einziges Label «Rechnungen» schlägt jede feine Unterteilung. Die Buchhaltung will am Monatsende alles auf einmal sehen, nicht in «Strom», «Telefon» und «Software» suchen. Unterlabels lohnen sich höchstens für Mahnungen, weil sie eine Frist haben.
Beschreiben Sie für sich, was hineingehört: Rechnungen, Quittungen, Belege, Mahnungen, Zahlungsbestätigungen, fällige oder abgelehnte Zahlungen. Diese Liste brauchen Sie gleich für Filter oder für ein Werkzeug, das nach Beschreibung einordnet.
Filter für die festen Anbieter
Bank, Strom, Telefon, Versicherung, Software-Abos: Diese Absender schreiben jeden Monat gleich. Für sie lohnt je ein Filter oder ein Sammelfilter:
Die Suche für alles andere
Rechnungen von neuen Lieferanten, Handwerkern oder Online-Shops passen auf keinen Absenderfilter. Hier hilft die Suche, gespeichert als Lesezeichen im Browser:
has:attachment filename:pdf (rechnung OR invoice OR quittung OR beleg): alle PDF-Belegesubject:(rechnung OR mahnung OR zahlungserinnerung) newer_than:40d: die Rechnungen der letzten gut vier Wochenfrom:@shop.ch (bestellung OR rechnung): alles von einem bestimmten Shop-label:rechnungen has:attachment filename:pdf rechnung: Rechnungen, die noch kein Label haben
Mehr Befehle stehen im Artikel Gmail-Suche wie ein Profi.
Was für die Aufbewahrung gilt
Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Ein Gmail-Label ist dafür kein Ersatz: Mails lassen sich löschen, und ein Konto kann gesperrt werden. Speichern Sie die Belege deshalb zusätzlich in Ihrer Buchhaltungssoftware oder in einem Archiv, das die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllt. Wie das bei Ihnen am besten geht, klärt Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder.
Das Label in Gmail ist der Eingangskorb: der Ort, an dem nichts verloren geht, bis der Beleg in der Buchhaltung ist. Ein zweites Label «Rechnungen/Verbucht» oder einfach das Archivieren nach dem Verbuchen zeigt, was schon erledigt ist.
Mahnungen nicht übersehen
Mahnungen und Zahlungserinnerungen haben Fristen. Ein eigener Filter mit Immer als wichtig markieren und ohne Posteingang überspringen sorgt dafür, dass sie sichtbar bleiben:
subject:(mahnung OR zahlungserinnerung OR "letzte erinnerung" OR "payment reminder")
